Conseil en conduite du changement

Les enjeux de l’accompagnement

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement vise à définir et mener les actions d’organisation, de communication et de formation qui prépareront les équipes (projet, partenaires, utilisateurs…) à l’arrivée d’un SI.

Ces actions doivent être menées tout au long du cycle de développement et de mise en œuvre d’un projet. Depuis une dizaine d’années, les pratiques de conduite du changement se sont considérablement développées.

Les entreprises ne se contentent plus d’accompagner l’arrivée d’un outil ; elles incluent désormais dans leur plan de transformation tous les mécanismes impactant l’organisation et les hommes.

Principal enjeu : le maintien de la productivité en période de transformation

Le changement déstabilise les utilisateurs (perte de repère dans les actes de gestion quotidiens, manque de maîtrise des nouvelles procédures, difficultés d’utilisation du nouvel outil …) Il en résulte une brusque perte de productivité pendant le temps d’adaptation puis un retour progressif à la situation initiale avant de voir les effets positifs du changement se mettre en place.

La mise en place d’une démarche de conduite du changement permet de minimiser la perte de productivité au démarrage, d’ancrer le changement dans les habitudes et les comportements et d’optimiser le retour-sur-investissement.

Piloter le changement

Mobiliser et impliquer les acteurs projet autour de la transformation en étant immergé au sein du projet

Faire connaître les axes innovants du projet, lui donner du sens

Partager et promouvoir les enjeux

Valoriser les bénéfices attendus

Expliquer les choix retenus et les modalités de mise en œuvre

Faciliter la réactivité des instances de pilotage

Mettre en place un dispositif de veille pour mesurer l’adhésion et faire remonter en temps réel les éventuels freins détectés,

Mettre en place un dispositif de régulation basé sur une communication opérationnelle et composé d’actions complémentaires destinées à répondre au mieux et dans les délais aux besoins des utilisateurs, notamment lors des événements de bascule.

Suivre des indicateurs d’avancement et de ressenti

Contribuer à la visibilité du projet

Accompagner les étapes clés du projet et rythmer son avancement

Faire connaître le rôle et les responsabilités de chacun des acteurs à chaque étape

Impliquer le management

Faciliter l’appropriation des nouveaux outils

Informer les futurs utilisateurs sur le contenu de chaque chantier et les évolutions induites

Mobiliser la hiérarchie opérationnelle et les acteurs clés pour les rendre ambassadeurs du projet dans leurs structures

Stimuler les échanges, le partage d’information, les retours d’expérience et la mise en commun des pratiques

La méthodologie mc²i Groupe

Une méthode éprouvée

En matière de conduite du changement, chaque démarche répond à une problématique d’entreprise et chaque stratégie fait appel à un panaché d’actions spécifiques.

Une expertise qui répond à 6 grands objectifs

Construire une stratégie

Composer avec les contraintes planning MOA, MOE, intégrateurs et éditeurs

Favoriser la cohésion des équipes projet autour d’objectifs et d’axes de communication communs

Tenir compte des ressources

Tenir compte du contexte de l’établissement

Définir et planifier les messages

Définir et planifier les actions d’accompagnement : modes de formation (tutorat, coaching, e-learning, présentiel…) et moyens de communication

Faire adhérer

Démarche participative : impliquer des utilisateurs pour faciliter la « décentralisation » des messages

Associer des acteurs clés aux actions d’accompagnement

Eviter la démesure

Faire comprendre

Vulgariser / schématiser

Aller à la rencontre des utilisateurs (Visio conférences, petits déjeuner d’information…)

Donner de la visibilité : plaquette, articles, teaser…

Faciliter l’utilisation

Encadrement des primo-utilisateurs (testeurs)

Conception de supports orientés métiers

Appel à des animateurs qualifiés et maîtrisant les outils et le contexte ( nos consultants participent à toutes les phases projet)

Favoriser l’autonomie

Documentation utilisateurs (Aide en ligne, Modes opératoires, Mémento …)

Organisation de l’assistance (Hotline, Référentiel documentaire

Organiser la pérennisation des formations

Responsabiliser les utilisateurs

Anticiper les résistances

Etude d’impacts (organisation, métier, outils, culture)

Analyse des risques