Conduire un projet de dématérialisation.

Article paru le 12 janvier 2011 | Partager sur les réseaux sociaux

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Quelles bonnes pratiques ?

En fin d’année 2010, le Salon Démat’ se tenait au CNIT de la Défense dans le cadre des Salons Solutions. Le Club e-services était présent et a notamment assisté à la conférence « Conduire un projet de dématérialisation : quelles bonnes pratiques ? ».

Jean-Marc Rietsch, Président de la FEDISA (Fédération de l’Information Lifecycle Management, du stockage et de l’archivage) a ainsi réuni une dizaine d’intervenants, éditeurs et clients, afin qu’ils fassent leur retour d’expérience.

« Les processus d’un service doivent-ils être tous dématérialisés simultanément » ?

Le passage à une dématérialisation massive est déconseillé. Le point de vue des intervenants sur ce point est assez tranché : les projets de dématérialisation doivent être menés un à un, tout en capitalisant sur la méthodologie appliquée. La cohabitation papier/numérique est donc nécessaire, au moins pour un temps.

« Par quoi commencer » ?

Les flux les plus critiques doivent être priorisés, en fonction de l’intérêt pour l’entreprise, du retour sur investissement et de la complexité, notamment en termes :

  • De temps de traitement (manipulation, recherche…),
  • De coûts de traitement (impression, mise sous pli…),
  • De problématiques métier spécifiques (dossier clients, réponses aux appels d’offres…)

« Quels sont les points d’attention ? »

Après avoir identifié les flux à dématérialiser, quatre axes majeurs sont évoqués :

  1. L’axe organisationnel : Un projet de dématérialisation réussi passe d’abord par une étude approfondie du besoin en interne. La situation actuelle doit être analysée,les objectifs du projet et de la situation à laquelle l’on souhaite aboutir doivent être connus de tous. De même, une définition détaillée des rôles et responsabilités de chaque personne impliquée doit être formulée.
  2. L’axe juridique : Pour un projet de dématérialisation, les contraintes juridiques sont nombreuses et ne doivent pas être négligées. La solution doit être conforme au cadre juridique, réglementaire et normatif afin d’assurer l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des échanges et des documents. En particulier si la problématique de valeur probante se pose.
  3. L’axe technique : La solution doit être choisie selon les résultats attendus, selon ses possibilités d’évolution et son niveau d’adaptation aux évolutions technologiques, juridiques ou réglementaires. L’interopérabilité de la solution et sa capacité à s’interfacer avec d’autres systèmes dans l’entreprise ou à l’extérieur doivent également être pris en compte.
  4. L’axe communication : Il est fondamental en vue d’un changement fort de communiquer, et ce tout au long du projet. Ainsi, les utilisateurs doivent être informés et des états d’avancement réguliers doivent être faits, notamment par des appels aux expertises métier.
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