Évolution d’un SI mutualisé : comment limiter les impacts ?

Article paru le 8 juin 2016 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : Transformation SI

Un coeur SI commun, mais des pratiques métiers différentes

Malgré l’objectif d’uniformisation des pratiques, des divergences dans l’utilisation d’un système mutualisé sont inévitables, même sur un coeur SI commun à toutes les entités.

Suivant le nombre d’entités et de fonctionnalités couvertes, ces divergences peuvent s’avérer plus ou moins critiques au moment de mettre à jour le système et il convient d’en faire un état des lieux précis au moment de l’évaluation des impacts.

Des développements spécifiques qui complexifient encore davantage les évolutions

Par ailleurs, des fonctionnalités spécifiques aux entités sont généralement développées autour du cœur commun. Dans un modèle fermé où l’entité mère gère l’ensemble du développement, c’est-à-dire à la fois du cœur commun et des fonctions spécifiques, il sera plus simple d’implémenter des nouveautés car les divergences sont généralement plus faibles.

En revanche, pour d’autre modèles, plus ouverts aux développements personnalisés des entités, les impacts seront potentiellement différents à chaque filiale et il est primordial que l’étude s’adapte à toutes les spécificités envisageables.

Les autres problématiques soulevées : juridique, technique et humaine

Suivant la structure de l’organisme dans lequel le SI est utilisé, il est possible que l’étude d’impacts menée fasse l’objet d’une lutte d’influence entre les entités. On imagine facilement leur volonté de faire coïncider les évolutions avec leurs intérêts propres, au détriment de la qualité de la remontée d’information. Ainsi, gérer les évolutions d’un SI mutualisé, c’est aussi prendre en compte les intérêts divergents des différents acteurs. Suivant la taille du projet et la liberté laissée aux entités dans le développement, cet aspect peut rapidement devenir un sujet central.

L’évolution du SI mutualisé introduit également des problématiques techniques : par exemple une interface avec un autre SI propre à une entité pourrait être remise en question par les évolutions du système mutualisé. Il est ici aussi capital d’évaluer la portée de l’impact pour chacune des entités.

Enfin on pensera à d’autre sujets possiblement critiques comme des cadres réglementaires différents qui peuvent alourdir le processus. En particulier dans le cas où un SI mutualisé serait utilisé dans plusieurs pays, il est important de s’assurer que les évolutions ne viennent pas remettre en cause une loi ou un contrat local et donc affecter son bon fonctionnement.

L’enjeu global : penser l’organisation projet différemment

Une fois tous les impacts critiques identifiés, il est nécessaire de trouver un compromis entre une évolution qui voudrait trop limiter des fonctionnalités spécifiques et uniformiser les pratiques, et une évolution qui voudrait s’adapter à toutes les spécificités des entités, risquant de faire exploser les coûts et réduire la cohérence du système au sein du groupe.

Mais le meilleur moyen de limiter les impacts de l’évolution réside sans doute davantage dans la réflexion du mode d’organisation projet à adopter. Il est en effet important de mettre en place une gouvernance adaptée, avec à la fois une équipe projet indépendante -pour limiter l’impact organisationnel et les luttes de pouvoir-, mais surtout une stratégie d’évolution adaptée, pour lisser les impacts dans le temps et éviter un effet “big bang”.

Il est préférable d’adopter un système d’évolution itératif et incrémental, qui permettra de donner de la visibilité aux acteurs, et de réduire les risques de rejet. A ce titre, la méthode agile peut apporter une vraie plus-value dans l’évolution d’un SI mutualisé en aidant à mieux maîtriser les impacts.

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