Expertise – Outils PPM : une opportunité pour aligner SI & Objectifs Métiers

Article paru le 1er août 2017 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : Transformation SI Tribune

Les outils PPM (outils de portefeuilles de projets) ne sont plus cantonnés aux seules DSI et s’étendent progressivement aux autres directions de l’entreprise tant ils sont perçus comme vecteurs de valeur. Si chaque outil possède sa philosophie propre, tous ont pour objectif d’aider les entreprises à optimiser leur pilotage et rationaliser leurs projets.

Pourquoi ces outils sont-ils autant plébiscités ? Peut-on réellement s’en passer à une époque où les contraintes de rationalisation sont plus fortes que jamais ?

Des fonctionnalités créatrices de valeur

Les outils PPM offrent bien évidement un large éventail de fonctionnalités facilitant le pilotage de projets au niveau d’un portefeuille que ce soit par la gestion des ressources, des temps et des dépenses, ou encore par la création de rapports et tableaux de bords. L’intérêt de ces outils va bien au-delà, il ne se limite plus qu’à ces simples capacités.

Une gestion de portefeuille de projets joue un rôle-clé dans l’émergence d’une idée ou d’un besoin. Grâce à ces outils, les décideurs sont maintenant en capacité d’évaluer et prioriser l’ensemble des sujets au fil de l’eau tout en prenant en compte les contraintes temporelles, budgétaires et humaines, auxquelles les entreprises doivent faire face.

En permettant l’identification des projets à forte valeur ajoutée. La qualité des arbitrages en provenance du management s’en trouve améliorée et grâce à une connaissance plus aigüe de l’ensemble du portefeuille projet. Les efforts sont donc concentrés sur des projets en cohérence avec un projet d’unité ou schéma directeur établi en alignement des enjeux stratégique métier.

Un ROI dépassant 500 %

Les organisations sont de plus en plus séduites par ce type d’outils permettant un pilotage global des projets à la maille d’un pôle, d’un domaine ou bien même d’une direction. Ils offrent de la flexibilité sur la granularité du suivi, pouvant aller d’un suivi détaillé des tâches projets à un simple suivi budgétaire du portefeuille.

Les outils PPM ont l’ambition d’accroître significativement l’efficacité d’une entreprise, notamment en réduisant la redondance et les échecs des projets – rendu possible par la capitalisation et le partage de l’historique des projets – tout en se focalisant sur les projets à forte valeur ajoutée.

Compte tenu de la volumétrie des projets réalisés en parallèle dans les entreprises, la mise à disposition d’un tel outil de pilotage du portefeuille de projets se relève être un véritable enjeu stratégique et compétitif. Il permet de sécuriser les dépenses allouées dans les activités et de maximiser le retour sur investissement (ROI).

Une étude réalisée par IDC démontre que les entreprises ayant mis en place un outil PPM réalisent en moyenne un retour sur investissement en 3 ans de l’ordre de 557%. Ce qui signifie que pour chaque euro investi dans une solution PPM, l’entreprise génère un gain de 5 à 6 euros, permettant d’obtenir un ROI positif après seulement quelques mois d’utilisation.

Des choix d’implémentation capitaux pour la réussite de la démarche

Une multitude de solutions PPM existent et tentent de se différencier en proposant des approches et philosophies diamétralement différentes. Certaines solutions tendent vers l’Enterprise Portfolio Management[2] (Planview, Barometer IT, etc.) là où d’autres éditeurs concentrent leurs efforts sur les aspects de suivi opérationnel de gestion de projet (Daptiv, NQI Orchestra, etc.). Garantissant une utilisation exclusive du standard logiciel (Triskell, Daptiv, etc.) ou proposant au contraire la possibilité de développements spécifiques (ServiceNow, Planview, etc.).

Aujourd’hui la tendance du marché est plutôt de proposer des outils standards, clés en main en mode SaaS. Ces outils promettent un gain de temps dans l’implémentation et de permettre une évolutivité permanente. Pour autant ce choix dépendra forcément des besoins de l’entreprise et de sa maturité dans sa gestion de portefeuille de projet. Une entreprise avec des processus existants bien ancrés dans les habitudes aura par exemple un intérêt moins fort à choisir ce type de solution.

Au-delà du choix de l’outil, et des traditionnels facteurs-clés de succès (conduite du changement, sponsoring, etc.), la réussite de l’implémentation d’un outil PPM dépendra beaucoup des moyens mis en œuvre pour assurer la récolte des informations. En effet un outil PPM perd rapidement de son intérêt sans données fiables et à jour. Cela met également en évidence la nécessité de disposer d’une organisation adaptée, qui va permettre de définir la granularité adéquate d’informations à récolter.

Vers l’Enterprise Portfolio Management

Plus que jamais, l’outil PPM s’affirme comme une opportunité d’aligner le SI aux objectifs métiers et de réaliser des économies d’envergures. Ces solutions ne sont plus seulement l’apanage des DSI. Les éditeurs proposent de plus en plus d’outils permettant de connecter l’ensemble des portefeuilles de l’entreprises (applicatifs, infrastructures, etc.).

L’ambition des éditeurs aujourd’hui est bien de tendre vers l’Enterprise Portfolio Management, promettant un pilotage simplifié et unifié de toute l’entreprise.

Tribune de Caroline Pigeon, Consultante mc2i Groupe

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