L’Institut Curie confie à mc2i Groupe la réalisation d’une étude d’opportunité concernant l’évolution de son OIS de protonthérapie

Article paru le 1er août 2017 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : Santé Communiqué Presse

L’OIS, pour Oncology Information System, s’inscrit au cœur de la gestion des protocoles de soins dispensés au sein du Centre de Protonthérapie de l’Institut Curie, acteur de référence dans la lutte contre le cancer. Ce système informatique très spécifique, développé en interne et adapté aux particularités de la discipline, montre aujourd’hui des limites.

Celles-ci ont conduit l’Institut à mener une réflexion sur le devenir de l’OIS. Dans cette optique, il a confié au cabinet de conseil mc2i Groupe la tâche de formaliser une étude d’opportunité, permettant d’identifier des éléments d’aide à la décision. Une mission, qui a nécessité de la part des consultants une immersion à la fois technologique et métier, afin de saisir tous les enjeux techniques comme opérationnels liés à ce système.

Un logiciel sur mesure pour une discipline médicale singulière...

Le Centre de Protonthérapie de l’Institut Curie, situé à Orsay, constitue l’un des trois plateaux techniques du Département de Radiothérapie Oncologique de l’Institut Curie. Cette discipline consiste en une radiothérapie par faisceaux de protons, permettant un ciblage d’une très grande précision et en profondeur, plus respectueux des tissus sains environnants. Cette technique est principalement utilisée dans le traitement de tumeurs intracrâniennes ou ophtalmiques, ainsi qu’en pédiatrie.

À l’ouverture du centre, il n’existait pas de système informatique adapté à cette spécialité. C’est pourquoi, ses équipes informatiques ont réalisé des développements spécifiques, dont l’OIS, un logiciel au carrefour des différents systèmes de traitement du centre.

Celui-ci couvre principalement : la tenue du dossier patient ; la planification de l’activité du cyclotron (l’appareil qui permet le traitement) et des salles de traitement ; le contrôle et la validation du bon fonctionnement du faisceau ; la gestion des traitements ; les fonctionnalités de traçabilité, de reporting et d’analyses statistiques ; le workflow d’usinage des pièces utilisées pendant le traitement ; l’interfaçage avec les SI connexes (identité des patients, facturation des actes, …).

… Qui trouve aujourd’hui ses limites

Actuellement, une équipe technique localisée à Orsay est en charge de la maintenance et de l’évolution régulière de l’OIS, afin qu’il reste en phase avec les besoins des utilisateurs et les systèmes ou logiciels du centre.
Cette équipe constate aujourd’hui des limites à ce fonctionnement, liées notamment à la charge de développement de nouvelles fonctionnalités qui n’est plus compatible avec ses autres activités sur le centre.

Parallèlement, des évolutions importantes se profilent au sein du centre de protonthérapie et posent la question de l’homogénéisation des SI des différents sites de l’Institut Curie. Des raisons qui ont conduit à lancer une réflexion sur l’évolution de l’OIS, afin de renforcer sa performance dans le cadre de ces nombreux enjeux.

Le choix d’un partenaire expert pour mener la réflexion

C’est sur le salon HIT (Healthcare IT), que l’Institut Curie est venu à la rencontre du cabinet de conseil mc2i Groupe et a proposé ce challenge à ses équipes. La pertinence de la méthodologie proposée sur des études amont et la connaissance du secteur de la santé, ont contribué au choix de ce cabinet de conseil.

Le projet, débuté en novembre dernier, vient d’être finalisé, par la présentation des conclusions de l’étude au Comité de Gestion du Centre de Protonthérapie fin mai. La mission s’est déroulée en 3 phases : cadrage de l’étude, analyse de l’existant et recueil du besoin, formalisation de l’étude.

Dans le cadre d’une intervention au cœur d’un secteur aussi spécifique, la première phase de cadrage était éminemment importante pour les équipes de mc2i Groupe.

« Nous ne sommes pas des experts médicaux et encore moins des spécialistes de la protonthérapie. Il était donc essentiel que nous comprenions parfaitement le contexte métier et organisationnel : le mode de fonctionnement du centre, les différents systèmes impliqués, les fonctionnalités à proposer, les attentes des différents acteurs … Mais aussi pourquoi la situation actuelle ne pouvait plus durer », explique Claire Allemand, consultante mc2i Groupe en charge du projet.

Cette phase a permis aux consultants du cabinet de définir les objectifs de l’étude : les axes et sujets à analyser, les coûts financiers induits, l’impact sur les ressources humaines ou encore le timing de la transformation. Il s’agissait également d’identifier les risques sur plusieurs sujets et d’évaluer les impacts organisationnels qu’une évolution de l’OIS entraînerait (sur le travail des équipes, la relation entre les services…).

Définir les attentes des utilisateurs : une étape clé

Une fois les engagements de l’étude cadrés, l’étape suivante consistait à aller à la rencontre des différents acteurs de l’Institut, directement ou indirectement impactés par des modifications sur l’OIS.

L’objectif : comprendre l’usage qu’ils avaient de l’outil, ainsi que leurs attentes par rapport à celui-ci. Selon qu’ils soient des acteurs médicaux, administratifs ou informatiques, tous avaient des intérêts spécifiques et divers concernant la direction à prendre pour faire évoluer cet outil.

Ainsi, 5 ateliers ont été organisés avec ces différentes typologies d’utilisateurs, soit au total une vingtaine de personnes entendues.

« La direction avait à cœur que tout le monde puisse s’exprimer et donner son avis. Pour nous, ce qui était important, c’était de bien comprendre ce qui posait problème et quelles fonctionnalités indispensables devaient être installées selon les métiers », poursuit Cédric Aubouy, consultant mc2i Groupe intervenant sur le projet.

Disposer d’un document de référence pour faciliter la prise de décision

Une fois cette analyse de l’existant et ce recueil du besoin opérés, les consultants de mc2i Groupe ont abordé la troisième phase, à savoir : la formalisation de l’étude. Pour cela, ils ont établi des hypothèses de travail sur la transformation de l’OIS en priorisant, chiffrant et planifiant les chantiers à mener. À partir de ce travail, deux scénarios ont été retenus : le premier consistait à maintenir l’existant, mais à l’améliorer ; le second proposait de le remplacer par un outil industriel du marché.

« La solution actuelle a été développée en interne. Elle est donc bien connue des différents utilisateurs et correspond aux spécificités des pratiques du centre. Dans le second cas, nous partons dans une logique industrielle, qui respecte des méthodes de travail internationales », souligne Claire Allemand.

Chaque piste présente ses avantages et ses inconvénients. La première nécessite de revoir les effectifs et les méthodes de travail de l’équipe informatique, mais également de redéfinir une gouvernance avec les représentants métiers en capacité de donner les grandes orientations du SI en lien avec les enjeux stratégiques du Centre.

La seconde représente un véritable projet de transformation, qui impliquerait de composer avec des fonctionnalités différentes ou perdues par rapport à la solution « maison », un budget d’investissement conséquent et une conduite du changement importante, mais à terme une solution plus simple à maintenir avec un engagement de résultat porté par une société tierce.

Le Comité Stratégique de l’Institut Curie va donc pouvoir s’appuyer sur cette étude pour mettre en œuvre un choix lui permettant de consolider et développer ce traitement de pointe.

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