L’archivage électronique : une tendance de fond

Article paru le 14 septembre 2011 | Partager sur les réseaux sociaux

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En 2007, Markess International annonçait les prémices de l’archivage électronique. Trois années plus tard, une nouvelle étude montre une sensibilisation accrue des organisations, privées et publiques à cette pratique.

Qu’est ce que l’archivage électronique ?

L’amalgame entre « l’archivage » et la « sauvegarde » de données est souvent fait. Pourtant ces deux notions sont bien différentes.
La finalité d’une sauvegarde est d’assurer une copie des données afin d’éviter une perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel elles sont enregistrées.

L’archivage lui, doit permettre une conservation beaucoup plus longue voire ad vitam aeternam des données.

Comparaison entre les notions de sauvegarde et d’archivage électronique
Sauvegarde Archivage électronique
Objectif Conçu pour la restauration de données et systèmes perdus Conçu pour conserver des documents de référence ou probants
Gestion des risques Limite le risque de « crash » des systèmes et de corruption des données Limite le risque de contentieux, garantit la conformité à la règlementation
Sécurité Accès par les administrateurs système et le personnel de la DSI Sécurité au niveau de la base d’archivage. Accès par le personnel du service ou concerné par la fonction
Indexation Indexation au niveau du système pour permettre la restauration Indexation au niveau du document archivé pour aider la recherche
Conservation Des copies peuvent et doivent être détruites après remplacement. Conçu pour une conservation à court terme Besoins de conservation pendant les durées requises

Le cadre législatif, facteur de progression de l’archivage électronique

Plusieurs facteurs poussent les entreprises à développer des pratiques d’archivage électronique. L’explosion du volume de données électroniques est une des raisons qui poussent les entreprises à adopter une démarche d’archivage électronique
mais le contexte légal et règlementaire est vraisemblablement l’un des facteurs déclenchants les plus importants.

De plus en plus contraignant, il pousse les entreprises à fiabiliser leurs données et à les conserver sur des délais de plus en plus longs. Bien souvent, un simple archivage des documents n’est pas suffisant, les organisations doivent intégrer la notion de valeur probatoire à leurs projets. En tête des contenus pour lesquels un archivage à valeur probatoire est jugé nécessaire figurent les factures clients ou fournisseurs et les bulletins de paie.

Le cadre législatif concernant les archives et l’écrit électronique s’est beaucoup étoffé et a, de fait, contraint les entreprises à prendre de nouvelles dispositions en matière de conservation des données.
Les contraintes juridiques en matière d’archivage et de conservation de données sont variables selon les domaines concernés.

Voici quelques exemples :

Contraintes juridiques en matière d’archivage et de conservation de données en fonction des domaines concernés
Domaine Contraintes d’archivage
Consommation via web
Article LL. 134-2 du code de la consommation
Un professionnel doit conserver pendant 10 ans l’écrit constant un contrat portant sur un montant
supérieur ou égal à 120€ et de le tenir à disposition du consommateur lorsque celui-ci en fait la demande.
Documents comptables et pièces justificatives Articles 54 CGI Ces documents doivent être conservés sur support informatique s’ils ont été établis au format dématérialisé. Durée de conservation : 10 ans.
Bulletins de paie Article L. 143-3 du code du travail L’employeur est tenu de conserver un double des bulletins de paie qu’il remet aux salariés pendant une durée de 5 ans.
Actes authentiques Alinéa 2 de l’article 1317 du Code Civil Les actes authentiques peuvent être dressés sur support électronique s’ils sont établis et conservés dans des conditions fixées par décret c’est-à-dire « dans des conditions de nature à en préserver l’intégrité et la lisibilité »

Dans ce contexte juridique complexe, la mise en place de projets d’archivage électronique doit répondre à des critères précis n’est pas aisée. On peut citer comme source l’ISO 15489 sur le Records Management, ainsi que la norme NF Z42-013, sur les Systèmes d’Archivage Électronique, qui a obtenu le 27/06/2011 un vote favorable à son passage à l’ISO.

Le label de l’Organisation Internationale de Normalisation favorisera probablement le lancement de nouveaux projets par les organisations.

Source : « Dématérialisation et archivage électronique », de Jean-Marc Rietsch

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