L’étude et l’optimisation des processus métier de la fonction RH

Article paru le 13 décembre 2010 | Partager sur les réseaux sociaux

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Pourquoi les entreprises décident-elles d’étudier leurs processus métier ?

L’objectif poursuivi par l’entreprise qui décide d’étudier et d’optimiser ses processus métier dépend fortement du contexte dans laquelle elle se trouve et répond à différents enjeux.

Lors de la mise en œuvre d’un SIRH par exemple, il est important de formaliser les processus existants afin de veiller à l’adéquation de l’outil avec les pratiques métiers et de s’assurer de sa performance et de sa pérennité.

L’entreprise peut aussi avoir un objectif de performance fort. La DRH, par l’optimisation des processus, peut améliorer sa performance à travers la qualité du service rendu au client (réponse aux besoins des collaborateurs, accroissement de la réactivité des acteurs…) et de l’amélioration du fonctionnement du service (fluidification de la communication, mise en adéquation des ressources / objectifs, automatisation des processus…)

Enfin, il est parfois nécessaire de redéfinir les activités des opérationnels. Ce besoin est d’autant plus fort lorsque l’entreprise est dans une situation de réorganisation. L’harmonisation des processus métiers entre les structures est indispensable pour une culture d’entreprise commune. C’est également un levier de communication important entre les acteurs, qui auront une connaissance des activités de chacun et pourront compter sur la pérennisation des savoirs.

Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer pour contrecarrer les freins possibles ?

Importance du cadrage

Il est important de définir deux éléments avant de se lancer dans une étude et optimisation des processus. D’une part, il faut définir les différents termes (qu’entend-on par « processus ») et attentes, qui peuvent être différentes en fonction de l’objectif poursuivi, afin de créer un langage et un but commun.
D’autre part, l’optimisation des processus peut entrainer une remise en cause de l’organisation dans son ensemble, une modification des rôles des acteurs. Il est donc nécessaire de formaliser les objectifs de la direction afin de délimiter l’étude de ses processus.

Implication nécessaire de la direction de l’entreprise

La direction a un rôle important dans l’étude des processus. Elle doit tout d’abord s’assurer que les optimisations s’inscrivent dans la stratégie globale de l’entreprise (fusion, réduction des coûts, ouverture vers de nouvelles activités, mise en place d’un SIRH…).
La DRH et la direction de projet sont de plus porteuses de l’élan managérial. Ce sont elles qui pourront créer la cohésion de leurs équipes et veiller à l’adhésion du plus grand nombre au projet.

Importance de la communication et de l’information

Les projets d’étude et optimisation des processus ont, par définition, une forte composante humaine. Un plan de conduite du changement et de communication bien articulé est nécessaire à la collaboration de l’ensemble des acteurs du projet. La communication doit être simple et ciblée, utilisant un vocabulaire opérationnel. Cet élément est d’autant plus important en cas de dispersion géographique des services RH qui peut aboutir à des conflits de territoires.

L’étude et l’optimisation des processus est une démarche complexe, qui nécessite rigueur et méthodologie. Elle nécessite également de savoir d’adapter à chaque contexte et structure afin d’en saisir rapidement les problématiques et d’entrer dans le cœur de l’étude. mc2i Groupe à déjà accompagné de nombreuses entreprises dans la formalisation de leurs processus. Notre expertise est complète du point de vue méthodologique, fonctionnel (Recrutement, Formation, Gestion administrative, Paie, Déclaratifs, Comptabilité, Gestion des talents, Rémunération) mais également outil.


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