La dématérialisation des factures : entre performance et innovation digitale

Article paru le 15 juillet 2016 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : Gestion Transformation digitale

Dans un contexte mondialisé où le numérique est le principal vecteur d’information, la volumétrie des données à traiter place la dématérialisation au cœur des préoccupations des entreprises. Commandes, devis, factures, contrat : l’ensemble de ces documents deviennent consultables à tout moment, de manière instantanée, et sous un format standardisé. Pour les managers, cela se traduit par une double opportunité : communication valorisée et productivité optimisée.

L’e-facture : tour d’horizon d’une solution complète

Le transfert des factures par voie électronique se démarque fortement des autres types de dématérialisation papier en agissant directement sur la relation client/fournisseur, la trésorerie des entreprises et leur image de marque.

En ce sens, pour les entreprises comme pour l’administration publique, la dématérialisation des factures répond à de nombreux enjeux :

  • Automatisation des processus
  • Suppression des frais d’impression, d’archivage ou postaux
  • Amélioration de la traçabilité des factures et justificatifs
  • Réduction du DSO
  • Diminution des litiges clients et parallèlement du coût lié au recouvrement des factures
  • Retrait de certaines tâches chronophages
  • Sécurisation et fiabilisation des échanges
  • Diminution de l’empreinte carbone

Conscient des avantages de la facturation électronique et sous l’influence de la Commission Européenne, l’Etat promulgue la dématérialisation notamment dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie en 2008 et plus récemment dans l’ordonnance du 18 juin 2014.

Vers une généralisation de la facture électronique : certains obstacles à franchir

La dématérialisation représente seulement 5% des 2.5 milliard de factures traitées en France. Les principaux freins à la mise en place d’un projet de dématérialisation des factures soulevés par les entreprises sont de trois types : organisationnels, techniques et financiers.

Cette démarche implique de modifier les habitudes et les processus organisationnels internes et externes. La plupart des fonctions de l’entreprise sont impactées et doivent être fortement engagées, mobilisées et sensibilisées pour un résultat optimal (Services financiers, Achats, Juridique, Comptable, Opérationnel..). D’un point de vue technique, l’ensemble des flux doivent être pris en compte et les différents systèmes doivent pouvoir communiquer entre eux. L’objectif pour les responsables projets et plus particulièrement pour le service IT, sera donc de sécuriser et fiabiliser les échanges, tout en garantissant leur authenticité. Finalement, au regard de l’aspect financier, l’entreprise doit être capable avant retour sur investissement, d’allouer un budget pour ce type de projet.

Conduire un projet de dématérialisation : les points clés

Aujourd’hui, la dématérialisation des factures est envisageable via un ou plusieurs des axes suivants :

  • Numérisation simple de la facture fournisseur : Extraction et intégration des données au système de gestion, avec ou sans lecture automatique.
  • EFJ ou WEB EDI : Mise à disposition par le client d’une interface web afin que le fournisseur intègre ses données de facturation directement via un portail web.
  • EDI : Echange entre client et fournisseur complètement dématérialisé. Il s’agit d’une dématérialisation fiscale, la facture papier n’est plus un pré requis.

La facture émise ou reçue, doit également répondre à trois grands principes au regard de la réglementation : l’authenticité de l’origine (identification de l’émetteur), l’intégrité (contenu non modifiable, traçabilité, preuve de la réception) et la lisibilité (compréhension des éléments de la facture par tous).

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, faire une révision complète des processus et obtenir l’adhésion des intervenants est essentiel. Il existe un ensemble de bonnes pratiques relatives aux processus de facturation et qui peuvent être adaptables aux différents contextes organisationnels :

  • Appréhender le contexte métier/processus et l’environnement réglementaire
  • Définir des objectifs et des indicateurs de performance
  • Choisir une solution adaptée
  • Mettre en place la conduite du changement
  • Agir dans une démarche transverse, impliquant l’ensemble des acteurs en présence
  • Déterminer les besoins spécifiques liés à la dématérialisation : politique d’archivage, mise en place de la signature électronique, lecture automatique des documents (Technologies GED, LAD, OCR) etc.

En matière de performance, les entreprises sont soumises à une pression croissante. Lancer un projet de dématérialisation et tenir compte de ces bonnes pratiques revient également à agir dans une démarche d’amélioration continue répondant aux enjeux stratégiques actuels qu’ils soient financiers, technologiques ou bien encore environnementaux. La dématérialisation des factures est donc un levier de modernité et de performance pour toute entreprise qui souhaite améliorer sa compétitivité.

Camille ANEZO

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