La dématérialisation fiscale des factures : des avantages énormes, mais gare aux écueils !

Article paru le 10 novembre 2011 | Partager sur les réseaux sociaux

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Dans un précédent article, les clubs SIG et e-services présentaient les avantages attendus suite à un projet de dématérialisation des factures.

Pour mémoire, les promesses sont nombreuses, allant du gain de productivité à la réduction des coûts de stockage, en passant par une augmentation de la fiabilité des traitements.

Mais pour parvenir à atteindre ces objectifs, il est nécessaire de respecter certaines contraintes.

Dans la majorité des cas, la problématique de la dématérialisation des factures est abordée avec pour objectif de s’affranchir totalement de l’édition d’un exemplaire papier. On parle dans ce cas de dématérialisation fiscale. En effet, dans une relation B to B, la facture va être un document fiscal qui va faire office de justificatif. C’est ce dernier qui va permettre à l’entreprise de récupérer la TVA.

Cette problématique ne concerne pas les entreprises gérant une relation B to C qui peuvent se permettre une dématérialisation de factures totale sans grandes contraintes réglementaires (ex : opérateurs téléphoniques, EDF…).

Les contraintes réglementaires sont les suivantes :

  • Les factures doivent être signées numériquement,
  • Les exemplaires électroniques clients et fournisseurs doivent être conservés dans des environnements distincts,
  • Chaque tiers est responsable de la validité d’archivage de sa facture,
  • Le processus de dématérialisation doit être adopté de manière bilatérale,
  • L’intégrité de la facture doit être garantie.

De plus, la dématérialisation des factures nécessite par définition l’accord des deux parties concernées. Les entreprises ayant dans la majorité des cas une multitude de clients et/ou de fournisseurs, il est difficile d’obtenir un consensus global. Dès lors les entreprises doivent maintenir un double flux qui complexifie la gestion de la facturation et ne permet donc pas la dématérialisation fiscale.

A cela s’ajoutent les sanctions encourues en cas de non respect de la règlementation en vigueur :

  • Redressement fiscal,
  • non déductibilité de la TVA,
  • 15€ par mention manquante (plafonnée à 25% de la facture émise)

Ces différentes contraintes expliquent certainement qu’à la fin 2010, 90% des factures émises en France le sont encore au format papier1 .
La dématérialisation fiscale est l’aboutissement ultime d’une procédure de dématérialisation des factures. Il est primordial pour l’entreprise de s’entourer d’une expertise forte afin d’identifier clairement les différentes attentes. L’objectif étant de définir de manière pertinente le niveau de dématérialisation à mettre en œuvre, de veiller à gravir les étapes progressivement en commençant par exemple par une phase de dématérialisation non fiscale.

La route est longue, mais le jeu en vaut la chandelle !

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