Le coffre-fort électronique, nouvelle tendance du marché de la dématérialisation ?

Article paru le 28 novembre 2011 | Partager sur les réseaux sociaux

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Nous sommes dans une ère numérique où nos documents administratifs au format papier sont en voie d’extinction. Nos bulletins de paie, nos factures, nos relevés de compte nous parviennent de plus en plus au format numérique. Dès lors, la problématique de stockage de ces données numériques se pose, notamment pour les données confidentielles dont l’accès doit être sécurisé tout en restant possible.

Jusqu’à présent, pour répondre à ce besoin, le marché de la dématérialisation a essentiellement investi sur le secteur de l’archivage électronique mais aujourd’hui, le besoin de sécurisation des données stockées semble de plus en plus fort, de telles sortes que la notion de coffre-fort électronique (CFE) apparaît sur les devants de la scène.

Le CFE est un espace virtuel de stockage et de conservation sécurisé et réputé inviolable permettant de restituer ce qui y a été déposé sans altération.

Dressons l’état des lieux de cette nouvelle tendance sur marché de la dématérialisation.

Archivage électronique et coffre fort numérique : deux notions proches mais différentes

L’archivage électronique correspond à une logique de pérennisation des informations dans le cadre d’un cycle de vie défini des documents. Il consiste à recueillir, classer et conserver les informations en vue d’une consultation ultérieure. Le support est adapté et sécurisé pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales.

C’est un secteur sur lequel les industriels ont beaucoup investi et qui est actuellement en plein développement.

Le coffre-fort électronique (CFE) lui, a vocation à sécuriser les informations pour une durée illimitée et à en maintenir la confidentialité. Il vise la création d’un espace totalement sécurisé, mais contrairement à l’archivage électronique il ne garantit pas la pérennisation des documents. Ainsi, l’utilisateur devra s’assurer qu’il dépose des données dans des formats réputés pérennes par les organisations internationales reconnues (ISO, W3C…).

La sécurité du CFE est fondée sur la garantie de :

  • la confidentialité des données
  • l’intégrité des données (les informations échangées ne sont pas modifiables)
  • l’authentification (permet de s’assurer de l’identité du programme ou de la personne avec lequel la communication est établie.

La mise en place d’un coffre-fort électronique : une démarche complexe et encore peu normalisée

Le marché du coffre-fort électronique est émergent et il n’existe pas de normes officielles certifiant un hébergeur. L’AFNOR travaille au sein d’un groupe de réflexion sur le sujet depuis fin 2009 et notamment sur une norme NF42-020.

Cette absence de normalisation laisse un flou autour de la responsabilité de l’hébergeur et l’utilisateur doit rester vigilant sur :

La pérennité des formats
L’utilisateur veille aux formats sous lesquels les informations sont stockées. Il doit également s’assurer régulièrement qu’aucun format utilisé ne risque de tomber en obsolescence et que les informations sont transférables à tout moment d’un ancien format vers un nouveau.
La valeur juridique
L’utilisateur doit s’assurer que le format numérique permet de conserver la valeur juridique des documents.
La pérennité du tiers
Etant donné qu’il n’existe pas de norme officielle certifiant un hébergeur de CFE, et en attendant la mise en place d’une certification par l’AFNOR, l’utilisateur doit identifier les hébergeurs qui suivent déjà les normes existantes sur l’archivage électronique (norme NFZ 42-013) afin d’avoir la garantie de s’adresser à un tiers expérimenté sur le marché de la dématérialisation.

Le CFE est susceptible de répondre à un vrai besoin de sécurisation des informations archivées, mais l’immaturité du marché dans ce domaine pousse à la vigilance et demande à l’utilisateur une véritable implication dans le suivi du projet.

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