Le collaboratif : la clé d’une action publique modernisée ?

Article paru le 4 mars 2016 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : Secteur Public

Un réseau social ministériel et interministériel, voici le pari que se sont déjà lancé plusieurs ministères. Ces outils seront des moyens de moderniser l’administration publique et de faciliter le travail des usagers. En quoi ces solutions favorisent-elles le travail collaboratif au sein de services jusqu’à présent cloisonnés ? Quels avantages en termes de qualité de service et de performances publiques peut-on attendre des RSE. Autant de questions soulevées par l’usage croissant de ces dispositifs au sein du secteur public.

Une montée en puissance des projets collaboratifs au sein de l’administration

L’année 2014 aura certainement été l’année de la modernisation de l’action publique. En effet c’est en 2014 que plusieurs ministères ont mis en commun leurs idées afin d’introduire les méthodes de travail collaboratif dans les administrations. Ces réseaux sociaux, déjà implantés dans le privé, font aujourd’hui leur apparition dans le secteur public avec un objectif de décloisonnement des services de l’Etat et d’innovation reposant sur une logique « bottom-up » intégrant toutes les parties prenantes et notamment les usagers.

A l’image du réseau social interne « WiFIP », déployé en 2013 au sein de la Direction générale des finances publiques (DGFIP), ce type de dispositif s’inscrit dans une nouvelle gestion publique marquée par le management collaboratif et la mise en place d’un réseau d’experts répartis sur le territoire. Cette initiative a reposé sur la constitution de groupes de travail et l’échange de bonnes pratiques durant les différentes phases du projet. Ces retours d’expériences ont notamment aiguillé le projet sur la manière dont les RSE allaient améliorer la gestion des documents, fluidifier le transport des informations, ou encore permettre une réponse aux usagers de plus en plus homogène. C’est à cette approche projet collaborative qu’ont déjà participé les ministères de l’économie, de la défense et de l’éducation nationale.

Le RSE au sein de l’administration : la fin du cloisonnement entre services ?

La modernisation de l’action publique s’appuie aujourd’hui de plus en plus sur le déploiement d’outils collaboratifs. Des solutions de Gestion Electronique de Documents aux plateformes interministérielles d’archivage numérique, ces dispositifs favorisent le travail interministériel et la co-production des politiques publiques.

Ainsi, la plateforme « Diplomatie 2.0 » de correspondance diplomatique mise en place par le Ministère des Affaires Etrangères favorise le partage et l’échange entre les agents chargés de l’action extérieure de l’Etat. Dans un contexte marqué par l’échange exponentiel de mails liés aux télégrammes et à la gestion quotidienne, ce réseau améliore le partage, et a introduit une évolution dans les méthodes de travail avec le passage d’une information « poussée » vers une information postée et sélectionnée par les utilisateurs.

De la même manière, la modernisation des méthodes de travail fondée sur l’échange et la mutualisation des idées s’est ainsi concrétisée par la mise en place de la plateforme « fabrique des solutions » sur le site faire-simple.gouv.fr. Ce dispositif a permis aux personnels de la gendarmerie nationale de co-construire les solutions de simplification de leurs processus métier, dans le cadre du projet d’équipement des gendarmes en supports numériques.

La mise en place de ces plateformes collaboratives favorise ainsi non seulement le décloisonnement des services grâce à une meilleure diffusion de l’information, mais elle contribue surtout à l’innovation publique.

Un manque de dispositifs interministériels

Les solutions déployées jusqu’à présent participent essentiellement à des échanges intra-ministériels. Par ailleurs, l’objet des communautés créées concerne souvent des enjeux métier et non des fonctions transverses.

Or, le décloisonnement des administrations et la modernisation des méthodes de travail nécessiteraient le développement de plateformes collaboratives interministérielles et des dispositifs dédiés à des fonctions communes aux différents services. Quelques initiatives, encore rares, peuvent néanmoins être citées. Au Ministère de l’Intérieur, la création d’une communauté informatique (CIMI) favorise l’échange via un intranet entre les acteurs des services informatiques du Ministère.

Un RSE au sein de l’administration : à quelles conditions ?

La bonne réussite du projet passe par l’association des différentes parties prenantes au projet dans une logique de co-construction, et l’utilisation des retours d’expériences usagers pour identifier les besoins. Par ailleurs, le choix de la solution collaborative doit reposer en amont sur des benchmarks et des veilles sur les RSE.

En outre, la mise en place de ces outils nécessite une interconnexion des dispositifs existants. Dans cette perspective, une harmonisation, à l’image du Réseau interministériel de l’Etat (RIE), des outils de réseaux, de messagerie ou d’agenda utilisés au sein des services de l’Etat, est nécessaire.

Par ailleurs, une gouvernance s’appuyant sur une animation interministérielle des communautés créées est impérative. Celle-ci pourrait être assurée par des entités interministérielles telles que la DISIC.

Qu’il s’agisse de solutions avancées de réseaux sociaux internes ou d’outils pratiques de collaboration tels que la visioconférence, une stratégie de conduite du changement doit être mise en place de façon progressive, communauté par communauté, et s’accompagner d’un management public repensé. Face à une administration en voie de décloisonnement, celui-ci ne peut plus être vertical, mais nécessite la prise en compte des différents acteurs, au premier rang desquels figure l’usager, désormais co-auteur de l’action publique.

Anne-Laure Billion du Plan et Hamid Saidi Nedjad

Sources

http://www.modernisation.gouv.fr/
http://www.faire-simple.gouv.fr/

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