Le double impact de la DSN sur l’organisation et le SIRH.

Article paru le 16 février 2015 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : DSN Ressources humaines Tribune

Le rythme du chantier de simplification administrative s’accélère : l’obligation intermédiaire pour la Déclaration Sociale Nominative, avant sa généralisation au 1er janvier 2016, a été fixée par le décret n° 2014-10821 du 24 septembre 2014. La date d’obligation anticipée est fixée à mai 2015 sur les données de paie d’avril 2015.

La DSN une déclaration unique, mensuelle, nominative et dématérialisée, ayant vocation à remplacer les déclarations sociales périodiques ou évènementielles adressées aux organismes de protection sociale ou à des fins statistiques. Les entreprises vont devoir transmettre la DSN chaque mois après le calcul de paie, et signaler au fil de l’eau certains évènements : fin de contrat, arrêt maladie et reprise, par exemple.

Au 1er janvier 2016, elle se substituera à la Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées (DADS-U).

Qui est concerné par cette nouvelle échéance intermédiaire ?

Les entreprises ayant plus de 2 millions d’euros de cotisations et contributions sociales dues au titre de 2013, soit environ 15 000 entreprises françaises,

Les entreprises ayant plus d’un million d’euros de cotisations qui ont recours à un tiers déclarant dont la somme totale des cotisations et contributions sociales dues au titre de 2013 est supérieure à 10 millions d’euros.

Comment les entreprises réagissent-elle à l’annonce de ce nouveau calendrier ?

L’enjeu est fort : il reste moins de 3 mois pour mettre en œuvre la DSN et se familiariser au nouveau dispositif. Les interrogations sont donc nombreuses pour aborder cette évolution majeure, tant :

  • au niveau métier : quels sont les impacts sur l’organisation RH et les activités des gestionnaires ? Comment la DSN peut-elle contribuer à améliorer la productivité de la DRH et de l’entreprise ? Les données sont-elles fiables ? Comment former les gestionnaires ?
  • qu’au niveau des systèmes d’information : quels sont les impacts techniques sur le SIRH ? Quel volume d’adaptations et quel budget seront nécessaires pour mettre en conformité le SIRH ? Quelle participation du métier sera nécessaire ? L’éditeur a t-il déjà prévu une version adaptée de l’outil et dans quel délai ?

Processus RH et paie : vers un déclaratif unique

La mise en place de la DSN doit être menée comme un projet d’entreprise à part entière, en suivant un planning de déploiement progressif, une méthodologie et un pilotage rigoureux. Une réflexion globale doit être engagée sur les processus RH et paie. Les déclaratifs actuels, à échéances multiples et pouvant être hétérogènes dans leur traitement, vont évoluer vers un déclaratif unique, mensuel et recentré sur l’acte de paie.

Un diagnostic de l’existant est indispensable, à la fois sur les processus de production et d’envoi des déclaratifs et sur le SIRH.

Ce diagnostic permet d’avoir une vision des sujets les plus critiques et les améliorations apportées par la DSN :

  • l’organisation des fonctions paie et déclaratifs,
  • la fiabilité et la complétude des données,
  • la stabilité de l’exploitation de la paie
  • la maturité et le niveau d’automatisation du système.

Rationalisation des déclarations : véritable enjeu pour les acteurs RH

Les processus impactés doivent ensuite être étudiés avec l’ensemble des acteurs RH sur les notions :

De temporalité

Certains acteurs RH externes à la paie / post-paie peuvent également être impactés. Par exemple, lors d’une embauche, les justificatifs d’état civil et le numéro de sécurité sociale devront être demandés le plus en amont possible par les services de recrutement pour garantir une identification fiable du salarié.

Afin de respecter les droits des assurés au titre du délai d’indemnisation, la nouvelle norme définit des signalements d’évènements pour la maladie, la maternité, la paternité et la reprise. La DSN a un donc un impact sur les flux entre les outils de gestion des absences et ceux de paie. Le signalement d’une fin de contrat doit, quant à lui, être transmis dans un délai de 5 jours après la connaissance de l’évènement, afin de respecter les droits d’indemnisation par l’Assurance Chômage. Le calendrier de paie doit être étudié afin que ces éléments transitent à une fréquence régulière, pour répondre à ces nouveaux besoins de signalement.

De fiabilité :

Les contrôles et les rapprochements réguliers entre les données sont à renforcer chaque mois, et la qualité des données se retrouve partagée sur l’ensemble des acteurs. Les périmètres d’intervention de chaque équipe sont donc à définir, pour les corrections préventives avant l’envoi de la DSN mais également pour le traitement des rejets. Des contrôles peuvent aussi être déportés sur les outils de type portail salarié, pour la mise à jour de l’adresse, par exemple.

De complétude :

Les processus doivent produire des nouvelles données destinées aux organismes sociaux, comme par exemple certaines dates liées à une fin de contrat donnant lieu à une indemnisation par l’Assurance Chômage. Si le dispositif de déclaration est simplifié, le niveau d’exigence sur la qualité des données transmises est accru.

Chantier de fiabilisation des données

La simplification est possible par la normalisation des données sociales et paie : le chantier de fiabilisation des données est à engager le plus tôt possible.

La mise en conformité du SIRH en regard de la nouvelle norme est nécessaire (réglementaire de paie), mais le système doit aussi permettre d’améliorer la productivité en intégrant des contrôles automatiques, disposant de tableaux de bord permettant de suivre l’avancement des déclarations, transmettant des déclarations correctives en « annule et remplace », mettant à disposition l’historique des déclarations et en transférant les fichiers en machine -to- machine, du serveur de l’entreprise vers le serveur de net-entreprises, sans intervention humaine.

Enfin, une attention particulière doit être portée sur la reprise d’historique ou sur les modalités de reconstitution (12 mois de salaires sont nécessaires pour l’attestation Pôle Emploi et 3 mois pour la déclaration des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale).

Tribune d’Anne DELOURME, consultante mc²i Groupe.

Lire la tribune sur le site : Focus RH.com

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