Le prélèvement à la source (PAS) – Où en sont les entreprises ?

Article paru le 18 octobre 2018 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : Ressources humaines Prélèvement à la source Réglementaire

Septembre 2018 fut le mois des doutes pour le prélèvement à la source. Mais l’éventuelle machine-arrière évoquée par le gouvernement n’a finalement pas eu lieu et c’est maintenant officiel : cette mesure phare sera bien mise en œuvre dès 2019.

La théorie n’est plus à expliciter : à partir du 1er janvier 2019, l’impôt sur le revenu des salariés sera directement prélevé chaque mois sur leur net à payer. Mais qu’en est-il de la pratique, et surtout de la mise en œuvre de cette nouvelle réglementation côté employeur ?

mc²i groupe accompagne au quotidien ses clients dans le déploiement du prélèvement à la source et propose à ce titre un état des lieux des différentes étapes réalisées, celles à venir, mais surtout les questions qu’elles impliquent.

La réception des kits éditeurs et CRM financiers

Jusqu’à fin août, nos clients ont réceptionné les kits de la part des éditeurs de paie. Malgré quelques retards et contraintes techniques à prendre en compte (notamment avec la nécessité dans certains cas de réaliser une montée de version Java), la quasi-totalité des entreprises est maintenant en mesure de démarrer les phases de tests.

Début septembre l’envoi des bandes DSN a été effectué, permettant ainsi de recevoir les CRM financiers dès fin septembre, contenant les taux de prélèvements de l’ensemble des salariés.
Les versions des bandes DSN ont d’ailleurs donné du fil à retordre à certaines entreprises, de multiples livraisons applicatives de la DSN ayant été nécessaires pour stabiliser les échanges avec la DGFIP et donc le traitement des CRM.

L’installation des kits et la réception des CRM financiers ont permis le démarrage de la phase de recette et la préparation de la préfiguration.

Faut-il faire de la préfiguration ?

Pour rappel, cette étape permet d’afficher sur le bulletin de paie des salariés le montant de l’impôt qui leur serait prélevé à la source. Cette simulation peut être réalisée d’octobre à décembre 2018 sur la base des taux envoyés par l’administration fiscale via les CRM financiers.

Il ne s’agit en aucun cas d’une obligation pour les entreprises, mais mc²i groupe encourage ses clients à réaliser cette phase importante qui fait partie intégrante de la conduite du changement pour sensibiliser au plus tôt les salariés.

La majorité de nos clients ont prévu une phase de préfiguration. Qu’en est-il des réfractaires ? Pour certains, il s’agit de ne pas venir « affaiblir » l’effet positif des primes de fin d’année sur les bulletins de paie des salariés, d’autres ne s’estiment tout simplement pas prêts à le mettre en œuvre tant que les questions de confidentialité relatives au taux de prélèvement ne seront pas résolues à 100%. Certaines entreprises doivent d’ailleurs décaler leur phase de préfiguration à novembre dans l’attente de correctifs éditeurs portant notamment sur les rôles et habilitations.

La gestion de la confidentialité apporte son lot de questionnements

De nouvelles évolutions réglementaires font leur apparition tous les ans, mais elles ont rarement autant d’impact sur la gestion de la confidentialité que le prélèvement à la source.

A ce stade, il peut apparaître des décalages entre cette nouvelle loi (qui prévoit des sanctions pénales en cas de non respect de la confidentialité) et la réalité en entreprise où les données restent facilement accessibles par le service RH, comptable, ou même informatique.
Finalement le prélèvement à la source est une réelle opportunité de remettre à plat les habilitations et les accès aux données.

Mais les questions sont nombreuses :

⦁ Comment gérer la confidentialité auprès des gestionnaires de paie et des RH ?

Premièrement, nous conseillons de faire signer un accord de confidentialité ou une charte aux équipes concernées. Il est également possible de mettre à disposition des RH un bulletin de paie sur lequel n’apparait pas le prélèvement à la source (taux et montant), cette information n’étant pas nécessaire à tous les services.
Enfin, mieux vaut rendre impossible la modification d’un taux par un gestionnaire de paie pour éviter toute erreur.

⦁ Comment transmettre à son service comptable les informations relatives au prélèvement à la source, sans remettre en cause les principes de confidentialité ?

La solution est simple, nous conseillons de transmettre uniquement le montant du prélèvement à la source au service, et en aucun cas le taux associé.

⦁ Faut-il transmettre/afficher aux salariés leur taux de prélèvement à la source ?

Certaines entreprises ont pris le parti de transmettre à leurs salariés les taux de prélèvement à la source par courrier. D’autres ont choisi de les afficher dans un module de self service, pour que chacun puisse y avoir accès.
De manière générale nous déconseillons de communiquer sur les taux, l’objectif étant que la DGFIP reste le seul interlocuteur des salariés. En rendant l’information accessible directement par l’entreprise, la frontière devient floue entre l’employeur et l’administration fiscale, et pourrait amener les salariés à considérer que l’entreprise gère entièrement cette nouvelle méthode d’imposition. Si cette solution est cependant retenue, il est important de tracer les demandes des salariés par écrit, et de ne pas les communiquer par téléphone, toujours dans un souci de respecter la confidentialité.

Les cas particuliers

Le démarrage de la recette, accompagné pour certains clients de la préfiguration, a permis de mettre en lumière certains cas complexes.

⦁ La gestion des expatriés

Aujourd’hui les entreprises font face à de vraies difficultés dans la gestion de leurs expatriés. La question est simple : Faut-il leur appliquer, ou pas, le prélèvement à la source ? Tout dépend de leur adresse fiscale. Si les salariés sont domiciliés fiscalement en France, alors le prélèvement à la source doit leur être appliqué.
Mais alors comment s’assurer de la véracité des adresses déclarées ?
Quelques pistes peuvent être suivies. Certaines entreprises ont notamment fait le choix de responsabiliser les salariés en question, en leur demandant de confirmer leur domiciliation fiscale via leur module de self service.
Pour d’autres, il s’agit simplement pour les gestionnaires de paie de cocher l’information « domiciliation fiscale en France » sur la base des déclarations des salariés.

Quelle que soit la méthode utilisée, nous conseillons de lancer impérativement une campagne de fiabilisation des adresses fiscales. A noter que si la DGFiP transmet un taux pour une personne pourtant domiciliée fiscalement à l’étranger, l’entreprise n’est pas tenue de prélever le salarié en question.

Au quotidien la vigilance est de mise pour les expatriés. En effet les taux reçus n’étant applicables que deux mois, il faudra s’assurer de ne pas déclencher de prélèvement à la source en cas de départ en expatriation pour éviter la double imposition.

⦁ La gestion des cas de régularisation

Les régularisations peuvent être nombreuses en paie, notamment lorsque les informations (absences, départ en mobilité, invalidité...) n’arrivent pas au bon moment.
Prenons l’exemple d’un mois de paie M au cours duquel une erreur est commise (à la hausse) dans un salaire brut. Sur le mois M+1, la régularisation est faite, avec le risque d’obtenir un net fiscal négatif. Comment gérer ce cas pour le prélèvement à la source ? La préconisation est d’effectuer une saisie d’élément variable de paie, puis d’utiliser le bloc 56 de la DSN pour effectuer la régularisation.

Le travail ne fait que commencer

Les quelques cas que nous venons d’évoquer ne constituent cependant qu’un échantillon des questions soulevées par les entreprises au quotidien, et il serait impossible de tous les lister dans un seul article. Des doutes persistent sur plusieurs thématiques : la soumission au prélèvement à la source des IJSS subrogées, le traitement de la participation aux bénéfices, la complexification du prélèvement des saisies/pensions alimentaires, la revue de la maquette du bulletin de paie clarifié, l’impact sur les métiers etc...

Malgré ces quelques éléments à clarifier, aujourd’hui toutes les entreprises que nous accompagnons sont en ordre de marche pour le prélèvement à la source, et personne n’envisage un décalage dans sa mise en œuvre.

mc²i Groupe peut vous conseiller et vous accompagner dans la mise en œuvre du prélèvement à la source, de l’ajustement de la conception, en passant par la recette jusqu’à la conduite du changement. Sur ce dernier point, mc²i Groupe a développé un chatbot dédié au sujet, qui sera disponible d’ici fin octobre.

Article rédigé par Marion Laguilliez

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