Le projet SIRH SaaS : une opportunité pour les processus RH et la DRH

Article paru le 16 novembre 2017 | Partager sur les réseaux sociaux

Classé dans : Cloud Newsletter Ressources humaines

Vous avez tous dans la poche ou dans la main un appareil tout à la fois témoin et responsable de la première grande révolution technologique du vingt-et-unième siècle : le smartphone. Celui-ci fait bouger les lignes dans un élan de « digitalisation » qui n’épargne aucun secteur, aucun métier. Les métiers des ressources humaines en particulier doivent changer de paradigme : les collaborateurs deviennent clients avec des exigences nouvelles d’accessibilité aux outils, d’instantanéité et de qualité vis-à-vis des services RH.

Des solutions « clés en main »

Les outils SaaS ont à cet égard l’avantage d’être simples et rapides à implémenter. Le Software as a Service est en effet accessible depuis un navigateur web de manière sécurisée et libérée des contraintes qui étaient celles des logiciels « SaaP » (Software as a Product) : gestion des serveurs, coûts d’achat et de maintenance des solutions informatiques, manque d’évolutivité des outils, etc. Les éditeurs proposent aujourd’hui des solutions « clés en main » qui permettent aux directions des ressources humaines de se doter en quelques mois d’outils modernes, ergonomiques, évolutifs et accessibles à tous points de vue.

Les outils SaaS ne sont pas pour autant dénués de contraintes et s’engager la fleur au fusil dans un projet d’implémentation SaaS pourrait mal finir pour un RH insouciant. Tout d’abord, si l’Interface Homme Machine (IHM) est personnalisable en matière de design et de graphisme et peut ainsi donner l’impression d’un outil « maison », les fonctionnalités et processus RH intégrés à l’outil sont standards. Comme l’indique une étude du Centre d’Etudes pour l’Emploi, la propriété de l’outil reste à l’éditeur qui en assure la conception, la maintenance et les évolutions, contraignant ainsi ses clients à composer avec un cadre rigide de fonctionnalités au cœur duquel se trouvent des processus qui, par nécessité, doivent convenir au plus grand nombre de clients possible.

Le temps de la réflexion

Il est par conséquent absolument nécessaire de prendre le temps en phase amont d’écrire, d’analyser et d’évaluer ses processus RH. Cela permet souvent de constater qu’il n’y a pas un processus mais une multitude de pratiques relevant de l’interprétation du processus par chaque intervenant – lorsque celui-ci est écrit ! Par exemple, on constate assez fréquemment que les recrutements n’impliquent pas les mêmes interlocuteurs d’une entité à une autre, au sein d’une même entreprise. Les recruteurs de certaines entités allouent un rôle crucial aux managers en s’effaçant pour ne conserver que la gestion administrative du recrutement (gestion du budget, organisation logistique des entretiens, gestion contractuelle du recrutement). D’autres sont impliqués dans la construction du plan, la pré-sélection, la sélection au travers d’entretiens RH dédiés ou d’entretiens conjoints et gèrent donc la quasi intégralité de l’activité de recrutement.

C’est donc lors des phases amont qu’il faut prendre le temps de modéliser son processus pour intégrer les spécificités de chaque entité, le stabilisant par la même occasion. Le processus intégré au SIRH sera en effet contraignant pour les utilisateurs RH et doit trouver le juste équilibre entre les pratiques en vigueur, les nécessités liées aux spécificités RH (type de profils gérés, taille des populations, nécessités règlementaires de l’activité, …) et une harmonisation bienvenue de l’activité.

L’entrée de la DRH dans une nouvelle ère

L’implémentation d’un outil SIRH en mode SaaS rejoint par ce biais une autre préoccupation des directions des Ressources Humaines. En effet, les normes ISO-9001 de 2000 avaient vocation à instaurer dans les entreprises un management par les processus, approche qui a connu un succès mitigé. Si le management par les processus est identifié comme un gage de qualité, sa mise en œuvre s’est heurtée à de nombreux obstacles et les chantres du management par les processus sont donc restés sur leur faim. Le SaaS est donc peut-être l’opportunité qu’ils attendaient !

En dehors de faciliter une réelle mise en place du management par les processus, l’implémentation d’un SIRH en mode SaaS introduit le DRH et ses équipes dans une nouvelle dimension de leur métier. Si l’outil SaaS ne convient pas, il n’est pas recommandé de faire des développements spécifiques, car ceux-ci, en plus d’être contraires à la logique du SaaS, ont des inconvénients importants : dysfonctionnement de l’outil, absence de maintenance des fonctionnalités développées, effets de bord lors des montées de version, surcoûts, … La solution consiste pour la DRH à peser de tout son poids sur l’éditeur pour lui faire intégrer à la roadmap des évolutions prévues les fonctionnalités souhaitées. Cela passe par une implication de la DRH à l’extérieur des frontières de l’entreprise dans des interactions avec d’autres DRH utilisant la solution, la participation à des retours d’expérience et des communautés de partage de pratique, la participation à des évènements et salons professionnels… sans quoi le SaaS pourrait ne pas tenir ses promesses.

Article rédigé par : Mathilde NIVAT-HENOCQUE, Offer Manager SIRH chez mc²i Groupe

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