Virtualisation des data rooms

Article paru le 9 août 2011 | Partager sur les réseaux sociaux

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Une « data room » est le lieu où sont centralisés tous les documents de l’entreprise qui informent sur son état de santé. Ces documents doivent nécessairement être consultés dans le cadre d’une opération juridiquement réglementée, telle que la fusion ou l’acquisition d’une société cotée en bourse.

Elle permet de mettre à disposition des personnes concernées (avocats, comptables, notaires, auditeurs des potentiels financeurs, acheteurs ou partenaires), et seulement elles, des informations confidentielles sur l’état des lieux juridique, économique, fiscal etc. de l’entreprise.

Les contraintes de gestion d’accès à la salle de data room physique, le plus souvent géré par le DAF, et de contrôle de confidentialité, très lourdes, sont grandement simplifiées grâce à l’avènement des solutions de data room dématérialisées.

Ainsi, Barclay’s, Deloitte, Lafarge ou PwC, entres autres ont fait le choix de cette nouvelle technologie.

Numérisation et accès simplifié

Les documents nécessaires à la transaction financière sont numérisés par le prestataire choisi puis hébergés sur un serveur sécurisé et mis à disposition sur une plateforme web.
Ces informations sont alors accessibles de n’importe quel endroit dans le monde et ce 24/24h. Les phases de « due dilligence » (État des lieux certifié de l’entreprise) sont réduites en moyenne de 20 à 30% par rapport à une data room classique.

Confidentialité

Les data room permettent une gestion très fine des droits. Il est possible de limiter la vue uniquement sur les documents que l’interlocuteur doit voir ; le contrôle des accès par logs permet d’identifier parmi les personnes ayant accès à la data room les documents qu’elles ont ouverts, offrant une traçabilité qu’il était impossible d’obtenir avec une data room physique. Lors d’impressions il est par exemple possible de marquer en fond le nom de l’utilisateur pour éviter des utilisations frauduleuses des documents. L’authentification à la plateforme se fait par des solutions de cryptage telles que des certificats ou des « one time password » par SMS, pour renforcer le dispositif de mot de passe et login qui est insuffisant à ce niveau de confidentialité. Toujours afin de répondre à des enjeux de confidentialité, certaines solutions permettent de faire en sorte que les fichiers, même téléchargés, ne soient plus lisibles une fois la data room fermée, en utilisant des solutions de cryptage et de clé de cryptage à télécharger comme celles produites par Adobe.

Pas d’archivage mais une aide à la négociation

Les data room ne doivent pas être confondues avec des espaces de stockage sur le cloud, car les documents ne sont partagés que le temps de la transaction pour laquelle la data room a été commanditée. Une fois la transaction passée, tous les documents sont supprimés par le prestataire. Il reste cependant un flou sur le statut juridique des documents présents sur la data room qui n’ont pour le moment pas de valeurs à proprement parler du fait de la nature de l’espace, qui n’est pas un lieu d’archivage électronique. De plus, les prestataires qui réalisent la numérisation des documents, ne sont pas en mesure de garantir l’authenticité de ceux-ci. La data room virtuelle a l’avantage d’être un espace d’aide à la négociation par la consultation et où les interlocuteurs peuvent poser des questions relatives aux documents, cependant les originaux seront toujours nécessaires.

Bien que la sécurité de cette virtualisation ait fait ses preuves, il reste cependant, comme pour tout système hébergé sur des serveurs externes ou même internes, la question de la surveillance de ces serveurs et le risque de piratage.

Le marché des PME ouvert

Selon Pascal Melet, organisateur du salon Info to Doc/Demat’Expo, la prochaine grande étape de dématérialisation après les factures électroniques sera l’utilisation généralisée de ces data room virtuelles, qui deviennent accessibles même aux PME.

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